Mała firma, która potrzebuje stałej pomocy przez 10 do 40 godzin tygodniowo, zwykle płaci mniej, gdy zatrudnia jedną wirtualną asystentkę bezpośrednio. Agencja wirtualnych asystentek jest droższa, bo w cenie pakietu ma swoją marżę, ale daje zastępstwo w czasie urlopu i choroby oraz jedną fakturę za kilka osób. Wybór zależy więc od tego, czy ważniejsza jest cena godziny, czy ciągłość pracy.
Poniżej porównujemy oba modele na tych samych liczbach: 20 godzin tygodniowo, czyli około 87 godzin w miesiącu. Jeśli już wiesz, że chcesz zatrudnić osobę bezpośrednio, możesz od razu przejrzeć profile kandydatek.
Asystentka bezpośrednio czy agencja w jednej tabeli
| Kryterium | Asystentka zatrudniona bezpośrednio | Agencja wirtualnych asystentek |
|---|---|---|
| Cena godziny | stawka samej asystentki, od 31,40 zł brutto na zleceniu, zwykle 30 do 80 zł netto na fakturze | stawka asystentki plus marża agencji, zwykle w pakiecie godzin |
| Umowa | zlecenie, dzieło albo faktura bezpośrednio z osobą | umowa o świadczenie usług z agencją |
| Kto pracuje | ta sama osoba, którą wybrałeś | osoba przydzielona przez agencję, czasem kilka |
| Zastępstwo w urlopie i chorobie | musisz zorganizować samodzielnie | agencja przydziela zastępstwo |
| Niewykorzystane godziny | płacisz za faktycznie przepracowane | w wielu pakietach przepadają na koniec miesiąca |
| Rekrutacja | po Twojej stronie | po stronie agencji |
| Najlepsze dla | stały, powtarzalny zakres, jedna osoba na lata | nieregularne zadania, kilka specjalizacji naraz, brak czasu na rekrutację |
Stawkę 30 do 80 zł netto za godzinę dla asystentek pracujących na własny rachunek podaje portal z ofertami pracy OLX w opisie zawodu. Agencje rzadko publikują cennik, więc zawsze pytaj o cenę godziny ponad pakiet i o to, co dzieje się z niewykorzystanymi godzinami.
Ile kosztuje każdy model przy 20 godzinach tygodniowo
- Studentka do 26 lat na zleceniu za 35 zł brutto: około 3 045 zł miesięcznie, bez składek ZUS po stronie firmy.
- Osoba bez statusu studenta na zleceniu za 35 zł brutto: około 3 670 zł miesięcznie ze składkami pracodawcy.
- Asystentka na fakturze za 60 zł netto: około 5 220 zł netto miesięcznie.
- Agencja: cena pakietu na 80 do 90 godzin, w której jest stawka asystentki, marża, zastępstwa i koordynacja. W praktyce to zwykle więcej niż faktura samej asystentki o tym samym doświadczeniu.
Pełne wyliczenie składek i stawek dla każdej formy umowy rozpisaliśmy we wpisie ile kosztuje wirtualna asystentka.
Kiedy agencja wirtualnych asystentek się opłaca
Agencja ma sens w trzech sytuacjach. Pierwsza: potrzebujesz kilku różnych umiejętności naraz, na przykład grafiki do mediów społecznościowych, prowadzenia kalendarza i obsługi faktur, a żadna z nich nie wypełnia nawet 10 godzin tygodniowo. Druga: praca nie może stanąć ani na jeden dzień, bo asystentka odbiera telefony od klientów i w razie choroby ktoś musi ją zastąpić jeszcze tego samego ranka. Trzecia: nie masz czasu na rekrutację i wolisz zapłacić więcej, niż samodzielnie przeglądać zgłoszenia i robić zadania próbne.
Jeśli żadna z tych sytuacji Cię nie dotyczy, płacisz agencji za wygodę, której nie potrzebujesz.
Kiedy taniej wychodzi asystentka zatrudniona bezpośrednio
Bezpośrednia współpraca wygrywa, gdy zakres jest stały i powtarzalny: maile, kalendarz, przygotowanie dokumentów do księgowości, odpowiedzi klientom sklepu. Po dwóch tygodniach wdrożenia asystentka zna Twoich klientów i nie musisz jej niczego tłumaczyć drugi raz. W agencji ta wiedza zostaje u osoby, którą agencja może przenieść do innego klienta.
Druga przewaga to elastyczność. Na zleceniu albo fakturze płacisz za przepracowane godziny. Jeśli w lipcu pracy jest mniej, płacisz mniej, a w grudniu dokładasz godziny jedną wiadomością, bez aneksu i nowego pakietu.
Trzecia to cena. Ta sama osoba, która w agencji jest wyceniona w pakiecie, przy bezpośredniej współpracy dostaje wyższą stawkę dla siebie, a firma i tak płaci mniej, bo odpada marża pośrednika.
Co sprawdzić w umowie z agencją
- Czy pakiet godzin przechodzi na kolejny miesiąc, czy przepada.
- Ile kosztuje godzina ponad pakiet i czy liczy się ją w pełnych godzinach, czy w kwadransach.
- Czy możesz poprosić o tę samą osobę na stałe i co się dzieje, gdy agencja ją przeniesie.
- Okres wypowiedzenia i to, czy możesz potem zatrudnić asystentkę bezpośrednio. Wiele agencji wpisuje zakaz albo opłatę za przejęcie.
- Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, bo asystentka ma dostęp do skrzynki i danych klientów.
Co sprawdzić przy zatrudnieniu bezpośrednim
- Formę umowy i status studenta, bo od niego zależą składki.
- Zadanie próbne na prawdziwym przykładzie, na przykład odpowiedź na trudny mail od klienta.
- Osobne konto w skrzynce i menedżer haseł zamiast przekazywania własnych loginów.
- Sposób raportowania godzin, choćby wspólny arkusz uzupełniany codziennie.
- Plan na urlop: kto odpisuje klientom przez te dwa tygodnie albo jaki komunikat dostają.
Model mieszany, który często wychodzi najtaniej
Wiele małych firm łączy oba podejścia. Stałe zadania prowadzi jedna asystentka zatrudniona bezpośrednio, a rzadkie i specjalistyczne zlecenia trafiają do osób z zewnątrz, na przykład grafika raz w miesiącu albo jednorazowe porządki w dokumentach. Gdy problemem nie jest administracja, tylko brak spotkań z klientami, lepiej zamiast asystentki rozważyć outsourcing sprzedaży B2B, bo asystentka nie zastąpi handlowca, który umawia rozmowy.
Jak przejść z agencji na własną asystentkę
Najpierw przeczytaj w umowie z agencją klauzulę o przejęciu osoby i okres wypowiedzenia. Potem spisz wszystko, co asystentka robi w ciągu tygodnia, razem z godzinami, narzędziami i dostępami. Ta lista to gotowa treść ogłoszenia. Opublikuj je co najmniej miesiąc przed końcem umowy z agencją, żeby nowa osoba miała dwa tygodnie wdrożenia, zanim agencja przestanie pracować. Na koniec zmień hasła i odbierz dostępy osobie z agencji, a nowej asystentce załóż osobne konta. Dobrze przygotowana zmiana trwa około sześciu tygodni i nie zostawia klientów bez odpowiedzi ani jednego dnia.
Czy agencja wirtualnych asystentek jest droższa niż freelancerka?
Zwykle tak. Agencja płaci asystentce jej stawkę i dolicza marżę na rekrutację, koordynację i zastępstwa, więc godzina w pakiecie kosztuje firmę więcej niż godzina tej samej osoby na fakturze. Różnica zmniejsza się, gdy naprawdę korzystasz z zastępstw i kilku specjalizacji.
Czy wirtualna asystentka musi mieć działalność gospodarczą?
Nie. Asystentkę możesz zatrudnić na umowę zlecenie albo o dzieło, a studentka do 26 lat na zleceniu jest dla firmy najtańsza, bo nie płacisz za nią składek ZUS. Faktura ma sens, gdy asystentka pracuje dla kilku firm i sama prowadzi swoje rozliczenia.
Jak szybko można zatrudnić wirtualną asystentkę bez agencji?
Przy dobrze opisanym ogłoszeniu pierwsze zgłoszenia przychodzą zwykle w ciągu kilku dni. Rekrutacja z zadaniem próbnym i krótką rozmową zajmuje od tygodnia do dwóch. Dłużej trwa tylko wtedy, gdy wymagasz rzadkiej umiejętności, na przykład biegłego niemieckiego.
Jak znaleźć wirtualną asystentkę bez pośrednika
W Niewieście kandydatki zakładają profil bezpłatnie, a firma płaci abonament za dostęp do profili i ogłoszeń, bez prowizji od wynagrodzenia asystentki. Do jednej osoby wystarczy plan Start za 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, plus 23% VAT. Wszystkie plany są na stronie wirtualna asystentka cennik, a jak opisać zadania w ogłoszeniu, pokazujemy na stronie szukam wirtualnej asystentki. Jeśli asystentka ma głównie odpisywać klientom sklepu, zobacz też obsługa klienta sklepu internetowego.